Het meten van het succes van een project is net zo cruciaal als de planning ervoor. Het vaststellen van duidelijke meetcriteria toont de toegevoegde waarde, maakt verbeteringen zichtbaar en laat zien of de aanpassing uw bedrijf daadwerkelijk heeft geholpen zoals gepland. Een aanpassing moet zichtbare verbeteringen opleveren en niet alleen op papier er goed uitzien. Uw doelen bepalen hoe u succes meet. Misschien streeft u naar meer opslagruimte, snellere pickprocessen, veiligere werkzaamheden of bereidt u zich voor op toekomstige automatisering. Door de prestaties regelmatig af te zetten tegen deze doelen, kunt u nagaan of uw retrofit daadwerkelijk bijdraagt aan een beter bedrijfsresultaat.
Het vaststellen van de criteria
De eerste eis voor een goede evaluatie is dat vooruitgang niet gemeten kan worden zonder een startpunt. Vóór de aanpassing dient u duidelijke uitgangswaarden vast te stellen voor elke statistiek die u wilt bijhouden. Deze historische gegevens fungeren als controlegroep, waardoor u precies kunt zien in hoeverre de nieuwe installatie de efficiëntie en kosten heeft beïnvloed. Als opslagdichtheid de belangrijkste drijfveer was, begin dan daar. Als knelpunten in de workflow het probleem waren, kijk dan naar doorlooptijd en doorvoer. Een retrofit die het verkeerde probleem oplost of het juiste probleem slecht oplost, is niet geslaagd, hoe goed het installatieproces ook is verlopen.
Typische retrofitdoelen zijn onder meer:
- Een hogere opslagdichtheid.
- Sneller orderverzamelen.
- Minder opstoppingen.
- Ondersteuning toekomstige groei.
- Verbeterde veiligheid.
- Effectiever gebruik van de beschikbare ruimte.
Hoe nauwkeuriger deze doelen vanaf het begin bepaald zijn, des te duidelijker kan het succes gemeten worden.
De verschuiving van vloeroppervlak naar kubieke inhoud
Voor de meeste bedrijven is ruimtegebrek de belangrijkste factor bij de beslissing. Traditioneel wordt de capaciteit van magazijnen gemeten in vierkante meters, maar bij een goed uitgevoerde retrofit verschuift de focus naar het gebruik van hoogte of kubieke ruimte. Vóór de upgrade ging een groot deel van dat volume in de praktijk verloren: nutteloze ruimte boven pallets op de vloer, brede gangpaden die ruimte boden aan vorkheftrucks ten koste van de opslagdichtheid, en verticale ruimte die volledig onbenut bleef.
Maar door over te stappen op een systeem met een hoge opslagdichtheid of een verticale opslagmachine, kunt u het magazijn in de hoogte uitbreiden in plaats van in de breedte. Succes draait hier niet alleen om hoeveel voorraad u kunt opslaan, maar ook om hoe snel die voorraad kan worden gerouleerd. Men noemt dit ‘Cubic Velocity’. Een succesvolle retrofit moet een toename van 40% tot 80% in bruikbare opslagcapaciteit opleveren op dezelfde oppervlakte, waardoor de enorme kosten voor de verhuizing naar een groter pand effectief worden uitgesteld.
Betere orderpickprestaties
Het orderpicken is altijd al het duurste en meest tijdrovende onderdeel van de orderafhandeling geweest. In een omgeving waar nog geen aanpassingen zijn doorgevoerd, kan een orderpicker tot wel 50% van zijn werktijd kwijt zijn aan het lopen om bestellingen te halen. Een grondige analyse van een succesvolle retrofit zou een aanzienlijke verlaging van de afgelegde afstand per order moeten opleveren.
Of u nu automatiseert volgens ‘goods-to-person’ of gewoon de slottingstrategie heeft geoptimaliseerd met een nieuw WMS, de belangrijkste maatstaf is ‘Units Per Labor Hour’ (UPH). In een standaard handmatige opstelling ligt de limiet bij 60 tot 80 picks per uur. Na een modernisering, met name met behulp van pick-to-light- of AMR-technologie, zou dat aantal moeten verdubbelen of zelfs verdrievoudigen. Het gaat hier niet alleen om het sneller verwerken van voorraad, maar ook om het elimineren van tijd zonder toegevoegde waarde (hele dag lopen in lange gangpaden) en het realiseren van een hogere productie.
Productiviteit en de kosten van opschalen
Kijk bij het beoordelen van de arbeidsprestaties verder dan alleen het aantal gewerkte uren. Een succesvolle retrofit zorgt ervoor dat uw kosten per order stabiel blijven, zelfs als de lonen stijgen of de arbeidsmarkt krapper wordt. Vóór de upgrade was voor het opschalen bij pieken waarschijnlijk een lineaire uitbreiding van het aantal medewerkers nodig. Na de retrofit is de maatstaf voor succes de mate waarin de fulfilmentcapaciteit kan groeien zonder bijbehorende stijging van de arbeidskosten.
Daarnaast verdient de accuratesse van het orderpicken speciale aandacht. Elke verkeerde pick brengt echte kosten met zich mee, in de vorm van retourlogistiek, opnieuw verwerken en de negatieve impact op de klant. Een verbetering van de picknauwkeurigheid van 98% naar bijna 99,9% kan in veel bedrijven besparingen opleveren die groot genoeg zijn om de terugverdientijd van de retrofit flink te verkorten.
Bekijk het financiële rendement
Een magazijnretrofit is een investering en de financiële resultaten moeten realistisch beoordeeld worden. Vergelijk de totale projectkosten met de meetbare waarde van de verbeteringen: minder arbeidsuren, lagere bedrijfskosten, beter gebruik van de opslagruimte, minder fouten en alle vermeden kosten, zoals de aanzienlijke investering voor een verhuizing naar een grotere locatie. Sommige van deze cijfers zijn eenvoudig te meten. Voor andere is een schatting nodig. Maar beide zijn nodig.
Beoordeel of uw organisatie klaar is voor de toekomst
Een retrofit die het huidige probleem oplost, maar de bedrijfsprocessen niet voorbereidt op toekomstige ontwikkelingen, is slechts een halve oplossing. De belangrijkste maatstaf is aanpassingsvermogen. Kan de vestiging toekomstige groei, nieuwe voorraadprofielen, veranderingen in orderverzamelmethoden of een verdere stap in de richting van automatisering aan? Een indeling die kan meegroeien zonder dat daarvoor opnieuw een grote investering nodig is, levert waarde op de lange termijn op, en niet alleen een tijdelijke operationele oplossing.
Blijf het project regelmatig evalueren
Beoordeel de retrofit niet alleen op basis van de eerste weken na de implementatie. Sommige verbeteringen hebben tijd nodig om hun vruchten af te werpen, vooral wanneer medewerkers zich moeten aanpassen aan een nieuwe indeling of een nieuw proces. Een systematische evaluatie bij de implementatie, nadat de bedrijfsvoering zich heeft gestabiliseerd, en nogmaals over een langere periode, geeft duidelijker inzicht of het project de verwachtingen heeft waargemaakt.
Een retrofit is pas succesvol als de data dat bevestigen
De waarde van een magazijnretrofit wordt pas echt duidelijk aan de hand van de prestaties. Een succesvol project vergroot de capaciteit, efficiëntie, veiligheid en flexibiliteit zonder nieuwe problemen te veroorzaken; dat is echte waarde. Stel duidelijke doelen vast, houd relevante KPI’s bij en vergelijk de resultaten in de loop van de tijd om het succes te meten. Zo kunt u de impact van de retrofit aantonen en vol vertrouwen plannen maken voor eventuele toekomstige verbeteringen. De belangrijkste les is dat duidelijke metingen de basis vormen voor volgende stappen.